Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
„Elektroniczny System Obiegu Dokumentów dla jednostki podległej tj. Słupskiego Centrum Usług Wspólnych”

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Miasto Słupsk

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 770979625

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Plac Zwycięstwa 3

1.5.2.) Miejscowość: Słupsk

1.5.3.) Kod pocztowy: 76-200

1.5.4.) Województwo: pomorskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL636 - Słupski

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowieniapubliczne@um.slupsk.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: http://bip.um.slupsk.pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

„Elektroniczny System Obiegu Dokumentów dla jednostki podległej tj. Słupskiego Centrum Usług Wspólnych”

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-8a8ae966-f2e7-11ed-b70f-ae2d9e28ec7b

2.5.) Numer ogłoszenia: 2023/BZP 00216967

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2023-05-16

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2023/BZP 00043262/08/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.14 Elektroniczny System Obiegu Dokumentów dla jednostki podległej tj. Słupskiego Centrum Usług Wspólnych

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

Konkurs Grantowy „Cyfrowa Gmina” jest finansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata 2014-2020

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: http://platformazakupowa.pl/pn/um_slupsk

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Ofertę, oświadczenia o których mowa w
art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, podmiotowe środki dowodowe (jeśli dotyczy), w tym oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4
ustawy, oraz zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w art. 118 ust. 3 ustawy, zwane dalej
„zobowiązaniem podmiotu udostępniającego
zasoby”, przedmiotowe środki dowodowe (jeśli dotyczy), pełnomocnictwo sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach
danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności
podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2020 r. poz. 346, 568, 695, 1517 i 2320), z zastrzeżeniem formatów, o których
mowa w art. 66 ust. 1 ustawy, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych. Wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania
i odbierania korespondencji elektronicznej opisane zostały w Regulaminie
korzystania przesyłania dokumentów dostępnych pod adresem https://platformazakupowa.pl/strona/1-regulamin oraz Instrukcji
dostępnej na stronie internetowej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje
Wykonawca, przystępując do niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego:
a) akceptuje warunki korzystania z Platformy określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej pod adresem:
https://platformazakupowa.pl/strona/1-regulamin w zakładce „Regulamin"
oraz uznaje go za wiążący;
b) zapoznał i stosuje się do Instrukcji składania ofert/wniosków dostępnej pod linkiem https://drive.google.com
file//1Kd1DttbBeiNWt4q4slS4t76lZVKPbkyD/view
Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za złożenie oferty w sposób niezgodny z Instrukcją korzystania z Platformy w
szczególności za sytuację, gdy Zamawiający zapozna się z treścią oferty przed upływem terminu składania ofert (np. złożenie oferty
w zakładce „Wyślij wiadomość do Zamawiającego”). Taka oferta zostanie uznana przez Zamawiającego za ofertę handlową i nie
będzie brana pod uwagę w przedmiotowym postępowaniu, ponieważ nie został spełniony obowiązek wymagany w art. 221 ustawy
Prawo zamówień publicznych.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): 1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu
Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem
danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o
ochronie danych) (Dz. U. UE L 119 z 4 maja 2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Prezydent Miasta Słupska, Plac Zwycięstwa 3, 76-200 Słupsk;
2) inspektor ochrony danych osobowych w Urzędzie Miejskim w Słupsku, kontakt: iod@um.slupsk.pl, telefon 59 84 88 459;
3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z przedmiotowym
postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego,
4) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w
oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1129),
dalej „ustawa Pzp”;
5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia
postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas
trwania umowy;
6) obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym
określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego;
konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
RODO;
- Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy - Dostawy
8) posiada Pani/Pan:
a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;
c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem
- Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy - Dostawy
przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;
d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/ Pan, że przetwarzanie danych
osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
9) nie przysługuje Pani/Panu:
a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania
Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
2. Administrator informuje, że wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, takie jak pseudonimizacja, zaprojektowane w
celu skutecznej realizacji zasad ochrony danych, takich jak minimalizacja danych oraz w celu nadania przetwarzaniu niezbędnych
zabezpieczeń

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): nie dotyczy

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: AT.ZP.271.10.2023.ZCH

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów dla jednostki podległej tj. Słupskiego Centrum Usług Wspólnych”. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik nr 1 do SWZ oraz wzór umowy stanowiący Załącznik nr 5 do SWZ.

4.2.6.) Główny kod CPV: 48311100-2 - System zarządzania dokumentacją

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2025-08-01

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1. Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej na podstawie kryteriów oceny ofert i ich znaczenia (wagi).
2. Kryteria oceny ofert:

1) Cena (C), znaczenie (waga): 60 %, tj. max. 60 pkt.

Zamawiający dokona oceny ofert za pomocą systemu punktowego, przy czym maksymalną liczbę punktów w ramach niniejszego kryterium (60 punktów) otrzyma Wykonawca, który zaproponuje najniższą całkowitą cenę brutto za przedmiot zamówienia dla, natomiast pozostali Wykonawcy otrzymają odpowiednio mniejszą liczbę punktów zgodnie z poniższym wzorem:

cena najniższa brutto
C = ----------------------------------------------- x 60 % x 100 pkt
cena oferty badanej brutto


2) Termin realizacji zamówienia - 40 % (T), znaczenie (waga): 40 %, tj. max 40 pkt.

Ocena punktowa w kryterium Termin realizacji zamówienia dokonana zostanie na podstawie zadeklarowania przez wykonawcę w ofercie czasu dostawy zamówienia w wymiarze:

• do 16.07.2023 r. - 40 pkt
• od 17.07.2023 do 23.07.2023 r. - 20 pkt
• od 24.07.2023 do 31.07.2023 r. - 0 pkt


Zamawiający wymaga, aby termin realizacji zamówienia oferowany przez wykonawcę wynosił maksymalnie do dnia 31.07.2023 r. W przypadku wskazania w ofercie terminu realizacji dłuższego niż do dnia 31.07.2023 r. - oferta zostanie odrzucona.

W przypadku kiedy wykonawca w Formularzu oferty nie wskaże żadnego terminu realizacji zamówienia - zamawiający przyjmie, że wykonawca oferuje maksymalny termin realizacji (tj. do dnia 31.07.2023 r.) i w takim wypadku przyzna wykonawcy 0 pkt


3. Łączna ocena oferty jest sumą punków uzyskanych w poszczególnych kryteriach
z uwzględnieniem wagi tych kryteriów i nie może przekraczać 100 punktów:

POFERTY = C + T < 100

4. Punkty liczone będą z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. W przypadku ofert z taką samą ilością punktów, zamawiający wybiera spośród tych ofert ofertę, która otrzymała najwyższą ocenę w kryterium o najwyższej wadze.
1) Jeżeli oferty otrzymały taką samą ocenę w kryterium o najwyższej wadze, zamawiający wybiera ofertę z najniższą ceną lub najniższym kosztem.
2) Jeżeli nie można dokonać wyboru oferty w sposób, o którym mowa w ust. 1 zamawiający wzywa wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez zamawiającego ofert dodatkowych zawierających nową cenę lub koszt.
5. Ofertą najkorzystniejszą jest oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów.
6. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiadać będzie wszystkim wymaganiom przedstawionym w ustawie Pzp, oraz w SWZ i zostanie oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o podane kryteria wyboru.
7. Oferty, które nie będą spełniały warunków niniejszej specyfikacji zostaną odrzucone.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: Termin realizacji zamówienia

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Nie

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Tak

5.10.) Przedmiotowe środki dowodowe podlegające uzupełnieniu po złożeniu oferty:

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Nie

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2023-05-26 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://platformazakupowa.pl/pn/um_slupsk

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2023-05-26 10:15

8.4.) Termin związania ofertą: do 2023-06-24